大掃除をがっつり進捗管理してみたらとてもスムーズにいったので手の内をさらします

年末です。大掃除です。しかし、うちの奥さんが頭痛で動けなくなってしまい、今日は1人ですべての予定作業をやることになってしまいました。わりとピンチです。

実は現在仕事でスケジュールの作成や進捗管理といったマネジメント的業務などをやっているのですが、「これはカッチリと予定を組んでいくしかない!」と大掃除の予定作成&進捗管理をしてみたところ思いのほかうまく機能してしまったので(笑)、今日はそれを紹介したいと思います。

とりあえず、予定を立てなければいけません。

こんなふうにしてスケジュールを立ててみた

  • 必要な作業を書き出す
  • それぞれどのくらいの時間でできるか見積もる
  • 優先順位や、効率的な順番をつける
  • タイムテーブルを作る
  • 実行する

最初公開するつもりなかったので汚いフリーハンドですが、こんな感じの情報を書き出しました。

それぞれの工程を見ていきます。

  • 必要な作業を書き出す
  • それぞれどのくらいの時間でできるか見積もる

シートの右上に書いているものです。何が必要で何がそうじゃないのか切り分けるために、とりあえず一回思いつくものを全部書き出します。その後、それぞれの作業にどれぐらいの時間がかかりそうか考えます。今回は、全ての作業を合わせても5.5時間で作業が可能であると見積もりました。

  • 優先順位や、効率的な順番をつける
  • スケジュールを作る

「キッチン掃除のためには事前の買い物が必要」「水周りの掃除はまとめてやりたい」・・・など各項目の事情を加味して予定の実行順番を考え、1時間単位で一日のスケジュールを作ります。この段階で、必要な道具や手順なども把握し、効率的に実行できるように準備をします。

  • 実行する

立てたスケジュールに従って、わき目もふらずに掃除を行います。

まぁ、こんだけなのですが・・・。
どんなに立派な計画を立てても、それが計画通りに実行されなければ何の意味もありません。そこでとても大事になってくるのが「進行管理」とか「進捗管理」といわれるものです。意外とここに気を配っている人は少ないように思いますが、プロジェクトの成否を分ける大事な作業です。

こんなことに気を付けて進捗管理をしている

普段実際に進捗管理をしていて、いつも気を付けていることがいくつかあるので、今日の大掃除で実際に起こったことをベースに少し紹介します。

ザックリした工程を書いてはダメ、細かい手順に落とし込む

立てた計画がその通りに進まない大きな原因の一つは、作業中に「判断」が混じってしまうことだと思っています。「あれ、これってどうすればいいんだっけ?」とか「掃除道具はどれを使うんだっけ?」とか。スムーズに作業を進めるためには、実行中になにも考えずに作業に集中できるよう、一個一個の行程を可能な限りシンプルに分解しておく必要があります。頭の中で全行程をシミュレーションして、出来る限り分解しましょう。

【× ダメな例】
9時~11時 床を掃除する ⇒ザックリしすぎ。どこからどうしていいか分からない。

【○ よい例】
9:00~9:30 全フロアの掃除機をかけ、ホコリを取る
9:30~10:30 洗剤を使用し、床をぞうきんがけする。30分で部屋の半分を掃除していること。
10:30~11:00 バケツの水を変え、水で床をぞうきんがけする。

例えば、これぐらいの手順に分解するとやりやすいと思います。

事前に、阻害要因がないかしっかり確認する。

実際に作業を始めてみると、いろいろな邪魔が入ってきます。洗剤を切らしてしまったとか、家具を移動しないと掃除できない場所があったとか…。そういうものが見つかり次第できるだけ早く取り除きましょう。見つかるのが後になればなるほどこうした阻害要因は全体の進捗に大きく影響するので、面倒くさがらずなる早の対処がグッドです。これも、頭の中で全行程をシミュレーションしてみるのがいちばんよいと思います。考えてみると意外とあるものです。

30分おきに進捗を確認し、進んでるのか遅れてるのかを把握する

実際に掃除をしている最中、「いま自分がどれぐらいのペースで作業を進められているのか」を常に意識しましょう。例えば、2時間かかる工程なら、30分で全体の25%ずつ進んでいるかどうかしっかりチェックしましょう。掃除の場合は部屋の面積から割り出せます。

なんとなくどこを掃除するかも決めずにただ漠然とやっているだけではモチべーションがあがりませんが、分かりやすいスケジュールや目標があって、それに対して早く進んでいれば、それだけでテンションあがってきます。

そして、遅れるようなら手順や工程をチェック(ここで判断が入るのはOKです)。必要な遅れだと判断したら、胸を張って作業を進めます(笑)。例えば、台所回りの油汚れが想定より汚くて、時間をかけて掃除したいとか。これは掃除の品質を上げるために必要な遅延です。

遅れることがダメなのではありません。理由が分かっているなら対策が打てるので問題ありません。いちばんダメなのは「なんだかよく分からないけど遅れちゃった」的に、原因を把握してないことです。自分では捗っていると思っていても、いろんな原因で遅れは起こっているのです。これ、しっかりチェックしてください。

(掃除ではそこまで必要か分かりませんが)結果どうだったかを記しておく

意外と大事なのがこの作業です。いわゆる予実(予定と実績の比較)ってやつです。
ちなみに、実際に何分で作業が出来たかを逐次書き出したのがこの実行ログです。こっちも汚くてごめんなさい(笑)。特に午前中はぞうきん掛けで右手を酷使していて、まともに字が書けませんでした(^_^;)。

こうしてみると、掃除機をかけるのはそこまで時間を見積もる必要はなかったことが分かります。ただ、全体的に最初の見積もりよりも長くかかった作業はないので、締め切りに間に合わせるための見積もりとしてはほぼ機能していたと思います。おかげでほぼオンスケで作業を終えることが出来ました。次回同じような掃除を行う時にはこのぐらいの時間で終えられる、とか分かるわけです。

ということで、日ごろの管理業務のおさらいとして、年の瀬に大掃除をひとりマネジメントしてみました。おかげで夜はゆっくり出来そうです(笑)。この管理方法、掃除だけじゃなく何にでも応用できると思うのでぜひぜひお試しください。


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投稿者:

よしだ

よしだ

Webプロデューサー、レッスン&セミナー講師、マーケティングコンサルタント。ときどきカメラマンとしても活動。

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